Là một nhân viên văn phòng thường xuyên phải đặt phòng cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp đi công tác, chắc hẳn bạn luôn quan tâm tới làm thế nào để có thể đặt phòng đi công tác cho cán bộ, nhân viên của mình một cách dễ dàng, hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Sau đây, OneInventory xin chia sẻ với bạn “6 tuyệt chiêu giúp doanh nghiệp đặt phòng công tác tối ưu và tiết kiệm nhất”

1. Chọn lựa khách sạn

Việc chọn lựa khách sạn là bước đầu tiên trong quá trình đặt phòng của bạn. Để chọn lựa được một khách sạn với chất lượng, phong cách và giá cả phù hợp với yêu cầu, địa điểm họp; làm việc; gặp gỡ đối tác rất quan trọng. Một tâm trạng thoải mái sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc công việc. Vì vậy, khi chọn lựa khách sạn, bạn cần lưu ý các yếu tố như: chất lượng phòng ốc, nội thất, wifi và các dịch vụ kèm theo như hồ bơi, spa thư giãn, phòng tập gym, dịch vụ giặt ủi quần áo, và đặc biệt khách sạn có nằm ở vị trí  thuận tiện trong việc di chuyển không?

Nếu như buổi họp với đối tác hoặc là nơi diễn ra buổi hội thảo là tại một khách sạn, thì bạn nên cân nhắc việc đặt phòng ngay tại khách sạn đó để thuận tiện cho việc di chuyển cũng như mở rộng quan hệ với đối tác của công ty. Ngoài ra, một khách sạn có vị trí nằm gần trung tâm, gần sân bay và các trục đường chính cũng nên là sự lựa chọn đầu tiên nhé.

Chọn lựa khách sạn

2. Đặt phòng sớm

Ngay khi nhận được thông tin về thời gian, địa điểm chuyến công tác của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp mình, bạn phải lên ngay kế hoạch đặt phòng. Ngoại trừ trường hợp đó là chuyến công tác đột xuất, thì bạn nên đặt phòng cho họ trong vòng từ 30-45 ngày trước chuyến công tác. Đây được xem là khoảng thời gian lý tưởng nhất để đặt phòng với nhiều lựa chọn: dễ dàng chọn lựa phòng theo ý muốn, nhận được nhiều ưu đãi, khuyến mãi, đôi khi bạn còn có thể đặt được phòng vào dịp cuối tuần với giá còn rẻ hơn ngày thường.

Nên hạn chế tối đa việc đặt phòng muộn, hoặc đặt vào giờ chót, sát với ngày nghỉ lễ và cuối tuần, bạn có thể không chọn được phòng mình mong muốn, giá cả đắt gấp đôi ngày thương, và quan trọng nhất là dễ xảy ra sai sót, thiếu sót hay thậm chí bạn không thể đặt được phòng cho họ.

Đặt phòng sớm

3. Khuyến mãi ưu đãi

Việc đặt phòng sớm sẽ giúp bạn nhận được rất nhiều khuyến mãi và ưu đãi. Ngoài những ưu đãi về giá phòng, ưu đãi khi đặt phòng sớm, bạn cũng có thể cân nhắc các chương trình khuyễn mãi trọn gói: sử dụng các dịch vụ spa, massage, xông hơi, ăn sáng miễn phí,… với giá rẻ hoặc miễn phí khi đặt phòng sớm.

Ngoài ra, với những khuyến mãi và ưu đãi khi đặt phòng sớm với mức chi phí phù hợp với chi phí công tác, bạn có thể đặt phòng cho cán bộ, nhân viên ở tại các khách sạn cao cấp để gây ấn tượng tốt với đối tác của mình.

Khuyến mãi ưu đãi

4. Kiểm tra thông tin dịch vụ

Mặc dù các thông tin dịch vụ về của khách sạn thường có sẵn trên website khách sạn hoặc các trang đặt phòng. Tuy nhiên, để chuyến công tác của cán bộ; nhân viên của mình có chuyến công tác trọn vẹn không ảnh hưởng đến công việc. Thì bạn nên liên hệ trực tiếp với khách sạn để kiểm tra lại dịch vụ mà họ sẽ được hưởng khi lưu trú tại đây, như: dịch vụ giặt ủi tại khách sạn có mất phí không, phí là bao nhiêu? Khách sạn có dịch vụ cho thuê phòng hội nghị không? Internet tại khách sạn có đảm bảo không? Khách sạn có khu vự Business Center không? Khách sạn có dịch vụ đưa đón tại sân bay không?,…

Kiểm tra thông tin dich vụ

5. Chọn lựa các trang đặt phòng uy tín

Ngày nay, việc đặt phòng khách sạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ cần vài cú click chuột, bạn có thể dễ dàng lựa chọn phòng khách sạn phù hợp trên các kênh bán phòng. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc, lựa chọn kênh bán phòng có uy tín, chất lượng, giá tốt và chính sách huỷ phòng hợp lý.

Chọn lựa các trang đặt phòng uy tín

6. Tham gia hệ thống OneInventory – Đầu mối đặt phòng hàng đầu cho các tổ chức doanh nghiệp

Tham gia hệ thống OneInventory, các tổ chức, doanh nghiệp của bạn không còn gặp phải nỗi lo đặt phòng vượt quá chi phí công tác. Bởi hệ thống OneInventory là đầu mối đặt phòng hàng đầu cho các tổ chức, doanh nghiệp. Tại đây, các tổ chức doanh nghiệp có thể tiếp cận tới 100.000+ kho phòng phủ sóng khắp các tỉnh thành cho các tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn theo yêu cầu, quy mô của mình.

Với OneInventory, khi tổ chức; doanh nghiệp tham gia đặt phòng tại hệ thống này sẽ:

#1. Dễ dàng tìm kiếm và đặt phòng

Khi tham gia hệ thống, các tổ chức; doanh nghiệp có thể dễ dàng đặt phòng trực tiếp cho những chuyến công tác của cán bộ, nhân viên công ty, doanh nghiệp theo yêu cầu và ngân sách đã hoạch định, không phí hoa hồng dành cho các TA.

#2. Quản lý booking

Các tổ chức; doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý toàn bộ booking của tất cả nhân viên với tính năng phân quyền mọi lúc mọi nơi. Những chuyến công tác nhỏ lẻ không còn là vấn đề với doanh nghiệp của bạn nữa.

#3. Thanh toán linh hoạt

OneInventory giúp tổ chức, doanh nghiệp linh hoạt trong việc thanh toán các booking đã đặt theo nhiều phương thức thanh toán (tùy cấu hình của từng khách sạn). Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp thanh toán qua mã QRCode nhanh chóng tiện lợi đi kèm hóa đơn VAT.

Trên đây, OneInventory đã chia sẻ với bạn “6 tuyệt chiêu giúp doanh nghiệp đặt phòng công tác tối ưu và tiết kiệm nhất”. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc đặt phòng đi công tác của cán bộ, nhân viên của mình. Chúc bạn đặt phòng thành công!

 

Hợp tác bán phòng cùng OneInventory.

tham gia ngay